Omschrijving

Risico's kunnen voortvloeien uit een mogelijke niet naleving van:

  • De gedragscode van Solvay
  • Bijbehorende beleidsmaatregelen en procedures
  • Wet- en regelgeving in de rechtsgebieden waarin Solvay actief is.

Voorbeelden:

  • Er niet in slagen deugdelijk bestuur in een joint venture te implementeren
  • Directe of indirecte betrokkenheid bij schending van mensenrechten
  • Het opzettelijk manipuleren van financiële verslaggeving, corruptie of het omzeilen van interne controles.

Preventie en bestrijding

De Gedragscode, beleidsmaatregelen en procedures, goedgekeurd om het deugdelijk bestuur te verbeteren, gelden voor alle medewerkers, waar ook ter wereld zij zich bevinden. Daarnaast:

  • Externe partijen worden geacht te handelen naar de Gedragscode.
  • Alle belangrijke leveranciers moeten bevestigen dat zij de principes in de Gedragscode voor Leveranciers van Solvay zullen naleven.
  • Joint ventures waarin Solvay een meerderheidsbelang heeft, moeten de Gedragscode van Solvay naleven of een afzonderlijke code gebaseerd op vergelijkbare principes.

Compliance-organisatie

  • Onder leiding van de Juridisch Directeur wil deze organisatie de Groepsbrede cultuur van ethisch en correct handelen versterken. Daarnaast wordt de naleving van de relevante wetgeving, de Gedragscode en de bijbehorende beleidsmaatregelen en procedures bewaakt.
  • In elk van de vier regio's waarin de Groep actief is, zijn Compliance Officers aangesteld om de communicatie te verzorgen rond de Gedragscode en de uitgangspunten waarop deze is gebaseerd.
  • Elke wereldwijde business unit en functie van Solvay benoemt een Compliance Liaison om de naleving van de compliancedoelstellingen te verbeteren en te zorgen dat de betrokkenheid binnen Solvay op het gebied van compliance toeneemt.

Opleiding

  • Er zijn interne cursussen ontwikkeld door de functie Juridisch & Controle op Naleving om inzicht en toepassing te verbeteren en specifieke gedragsrisico's aan te pakken, bijvoorbeeld op het gebied van antitrust, omkoping en corruptie, mensenrechten en andere aspecten van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Daarnaast worden er meertalige online trainingen ontwikkeld.
  • Jaarlijks wordt de bewustwording binnen de Groep door middel van speciale campagnes onderhouden en/of verbeterd.
  • Als onderdeel van het oriëntatieproces zijn er opleidingen voor nieuwe medewerkers.

Het melden van overtredingen

  • Deze worden aangemoedigd als een arbeidsvoorwaarde voor elke werknemer, via verschillende interne entiteiten zoals het management, Personeelszaken, de functie Juridisch & Controle op Naleving en Internal Audit.
  • Een externe hulplijn is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. Hier kunnen medewerkers vragen stellen, problemen melden of rapporten indienen. De Solvay Ethics Helpline is online of telefonisch bereikbaar en toegankelijk via het internet in 46 specifieke regio's in meer dan 40 talen en telefonisch in meer dan 20 talen.
  • Dit wereldwijde Speak Up-programma staat onder toezicht van de auditcommissie van de Raad van Bestuur.